波比哥(Bobbie_Lee)讲PPT:树立正确的PPT设计理念

释放双眼,带上耳机,听听看~!
学PPT应该学什么?做好PPT需要具备哪些能力?做PPT效率低下的根本原因在哪里?这篇专治PPT之痛的特效良方希望对您有所帮助!

前言

PPT显然已经成了大部分大学生和职场人士必须要掌握的一项技能。大家都想做好PPT,但是好像总是无从下手。

想想那些为了做PPT而熬夜的日子,你有多少次面对着下面这个界面无所适从。

波比哥(Bobbie_Lee)讲PPT:树立正确的PPT设计理念插图

上学的时候很少有专门教授PPT制作的课程,入职以后更没有时间系统全面的学习PPT设计,这使得很多今天的大学生和职场人士在面对一次次PPT任务的时候都头痛不已。

做PPT为什么头疼,是因为你不会用PPT软件吗?

也许这是一部分原因,但是问题的根源绝对不是你会不会使用 PowerPoint (Keynote、WPS等)软件。即使你死记硬背把软件每一个功能都了解一遍,还是没法彻底解决不会做PPT的问题,不信你试试看。

01.学PPT应该学什么?

“老师,我想学习PPT,但我不知道该学什么、从哪儿学起,你有没有什么建议?”

类似这样的问题,在我的微博和B站私信里隔三岔五有人来问。

如果我说:你需要先掌握PPT软件的每个功能,然后去学习排版原理、色彩搭配理论、图片处理技巧、PPT动画、音视频剪辑……

你可能还没听我说完,就已经从入门到放弃。

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(不要当真,开个玩笑啦)

要问学PPT应该学什么,首先要问自己,我学PPT是为了干什么?搞清楚自己的学习动机。

我觉得学习PPT的动机可能有以下几种:

1.工作需要,不得不做

绝大多数人是这种情况,“不得不做”的背后透露出几分无奈和淡淡的忧伤。

2.兴趣爱好,就是想做

有那么一小部分PPT爱好者和发烧友,就是爱做PPT,不做PPT都难受。(最开始我就是这种人)

3.靠它赚钱,一定要做

PPT设计师、培训讲师等,靠PPT赚钱吃饭。

如果你的需求只是做好日常工作所需的演示幻灯片,但你却朝着PPT发烧友们“炫技”的方向大步迈进,那么恭喜你成功跑偏,你将会在跑偏的路上狂奔不止。

大家知道,网络上有大量优质的PPT课程、免费教学视频、训练营、付费社群,有很多优秀的老师在非常用心的教大家做好PPT,但是为什么大家在职场中做PPT还是痛苦不已?

其实这里存在两个问题:一个问题是很多PPT教学内容是以培养PPT设计师的标准进行的,学习成本高,需要投入大量时间,并不适合普通职场人士学习;另一个更严重的问题是,大家都在讲设计感,讲形式感,而忽略了本质:PPT的设计是以内容为依据的!

PPT被制作出来是为了展示和传递信息,这是它的主要使命,PPT的设计是以内容为依据的,如果没有内容文案做PPT的坚实根基,那还谈什么PPT呢,皮之不存,毛将焉附。

所以我们说的PPT能力到底是什么能力呢?

02.做好PPT需要具备哪些能力?

在演讲演示活动中,PPT只是传递信息的辅助工具,PPT之外的能力也许才是决定成败的关键因素。如果你做的PPT领导不满意、你做完演示客户不买单、你做的项目策划PPT并没有跟同事达成共识,你要知道这并不是PPT的问题,而是“内容”的问题。

所以要做好PPT,你可能需要具备以下三个方面的能力:

  1. 文案梳理和组织逻辑架构的能力
  2. 信息视觉化表达的能力
  3. 演示演讲的能力

2.1 文案梳理和组织逻辑架构的能力

我们常见的PPT内容逻辑问题大体上有这样两种情况:

  • 第一,整个文档条理不清晰,没有明确的逻辑架构;
  • 第二,单独页面难于理解,重点不突出,内容没有层次。

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导致出现这种结果的原因,是在开始做PPT之前,没有对所要呈现的内容逻辑进行梳理和规划。

在PPT里,“知道表达什么,以怎样的形式呈现出来”,这是两个过程,先有文案,再来设计!

在文案梳理的过程中,我们需要借鉴和学习麦肯锡40年的经典培训教材——《金字塔原理》一书中介绍的方法,将其应用到PPT制作过程中,能有效帮助我们清晰地表达和呈现内容。

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金字塔原理是一种重点突出、逻辑清晰、主次分明的逻辑思路、表达方式和规范动作。

它是一个整理PPT“写什么”的思路,同时帮助我们建立清晰的逻辑结构,提炼重点。

金字塔原理的基本结构是:结论先行,以上统下,归类分组,逻辑递进。

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在构建金字塔结构的时候有两种方式:

  • 如果是主题清晰结论明确的内容,我们只需要自上而下地列出关键论点,进而理清内容的逻辑关系;
  • 如果是主题模糊结论不明确的内容,我们则需要自下而上地概括出关键要点,梳理逻辑关系,最后总结出中心结论。

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那么我们应该怎样把做PPT的原始内容组织成金字塔结构呢?方法就是构建思维导图。

好用的思维导图工具有很多,比如:Xmind、幕布、MindManager等等。

下面再推荐三款完全免费的思维导图工具供大家选择使用:

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根据金字塔原理构建思维导图,也就整理出了PPT的整体框架和思路,接下来才要正式打开PPT软件开始设计制作了。

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(述职报告PPT结构框架)

以金字塔原理为指导,我们把线性的PPT页面连贯起来看,内容之间的前后逻辑和整体架构就会一目了然。

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(一份完整PPT的页面构成)

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(一份完整PPT的页面构成)

关于文案梳理和组织逻辑架构的内容,暂时先介绍这么多,在我的《PPT效率手册——轻松无痛制作专业级幻灯片》一书中有更详细的说明,感兴趣的同学可以去看看,或者在以后的直播中我们可以进一步探讨。

2.2 信息视觉化表达的能力

文字和图形,是最最基本的信息传递的载体。

在人类存在的20万年时间里,大多数的时间我们都是依靠阅读各种图形图像来感知环境、获取信息,而文字直到5500年前才出现。因此从自然适应和生物进化的角度来说,我们的大脑对图形图像更为敏感。

从传播学的角度来说,这意味着图形图像为载体的信息更加引人注意,更容易获得人们的好感。

下图是我们的祖先在石壁上刻画的图像,据说这可能是比甲骨文更早的“文字”——岩画,也叫石洞壁画。

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当我们追本溯源去了解我们的祖先记录和传递信息的方式,我们惊人的发现,这不就是今天我们在做的PPT吗?

其实我们的祖先在连文字都还没有出现的时候,就已经在做“PPT”了。

当这些石洞壁画传递信息的方式开始逐渐演化,后来就出现了甲骨文。

所以文字是我们用来表达信息的“符号”,PPT用来辅助阅读者对文字进行视觉解码。

文字的演变时期,人类尽可能地把自然图像转化为符号语言,这是从图形到符号的转变,而今天我们做PPT就是对这个过程的反向解码,通过视觉语言,让信息回归到信息本身。

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这就是为什么做PPT需要具备对文字信息视觉化表达的能力。将文字内容通过图形化的方式呈现出来是PPT设计的根本任务。

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下面例举几种常见的图示逻辑关系,供大家参考:

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2.3 演示演讲的能力

当完成幻灯片设计以后,最终可能需要放映出来给别人讲,那么演讲演示也是不可忽视的一个重要环节。

你不需要成为演说家,但是要尽量避免演讲演示中制造“车祸现场”。

为了避免演讲“翻车”,你需要提前做很多准备工作。比如:

  • 硬件调试和准备
  • 放映设备软件检查
  • 防止幻灯片字体丢失
  • 使用演讲者试图
  • 与PPT内容互动
  • 配合手势
  • 配合音视频
  • ……

演说者、幻灯片、观众三者之间的良好关系能成功地把观众与内容紧密联系起来。以观众最容易理解的方式来展现信息,而不是考虑自己需要什么样的视觉效果作为演说的辅助。内容要与观众紧密相关。

每一个演说者都可能成就卓越,每一次演说都意义非凡,每个人都应该听到最棒的演说。

03.做PPT效率低下的根本原因在哪里

一份PPT文档是由一系列幻灯片页面所组成的一个统一的整体,我们在一页一页往下做的过程中,如果需要逐个文本框修改字体、逐个形状修改颜色,那么完成一份PPT就需要耗费很多时间。

打开PPT“高级属性”选项,在“统计”当中记录着你为制作一份PPT文档所花费的总编辑时间。

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职场当中我们觉得做PPT效率低下,可能的原因我觉得主要有以下三点:

  • 忽略了一劳永逸的全局化设定
  • 没有掌握有效的图示化表达方法
  • 缺乏高效率软件工具的辅助

PowerPoint软件自身提供了一套很好的机制,能够快速建立全文档统一的设计规范。

遵循和掌握这套全局化设计规范,不仅能让PPT专业起来,同时可以减少大量重复编辑的操作,提高效率,节约时间。

关于这个内容,你可以打开下面的链接,了解一下PPT设计中的全局化设计思维

因为篇幅有限,关于高效制作PPT的内容没法展开细说。大家可以关注一下《PPT效率手册——轻松无痛制作专业级幻灯片》,书中的内容能够帮助你学会像专业人士一样思考和制作PPT,提升制作PPT的效率。

波比哥(Bobbie_Lee)讲PPT:树立正确的PPT设计理念插图15

 

04.课程上架——专治PPT之痛《用WPS搞定PPT,一学就会!》

波比哥(Bobbie_Lee)讲PPT:树立正确的PPT设计理念插图16
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PPT设计基础教程

另P蹊径:可能我们对文本框,有什么误会……

2021-10-28 13:46:59

PPT设计

你的样机已经过时了,这才是大厂设计师用的高级样机,作品瞬间惊艳!

2021-11-9 23:01:11

0 条回复 A文章作者 M管理员
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